Yrityksen äänensävy muodostuu tavoista ja tyyleistä viestiä esimerkiksi asiakkaille tai sidosryhmille. Onnistunut äänensävy huomioi kohderyhmän ja tekee viestinnästä vakuuttavaa.
Selkeä ja ymmärrettävä virkakieli on kansalaisen perusoikeus, mutta pitääkö viranomaisen aina pysytellä neutraalissa asiatyylissä? Kankeasta kapulakielestä tunnettu Kela nostetaan esimerkiksi Helsingin Sanomien artikkelissa (24.6.2021), jossa tarkastellaan muutoksia Kelan viestinnässä.
Kelan verkkosivut ja lomakkeet ovat yhä yleiskielisiä, mutta Instagram-viestintä vilisee puhekieltä ja emojeita. ”Kun sulla on käytössä OmaKelan viestipalvelu, ei oo väliä, missä fiilistelet kesää!” todetaan Kelan julkaisussa (10.6.2021). Arkityylisen ja puhekielisen viestinnän tavoitteena on niin ikään madaltaa etenkin nuorten kynnystä ottaa yhteyttä Kelaan.
Äänensävyä luodaan kielellisillä valinnoilla
Yritykset ja organisaatiot voivat viestiä hyvin eri tavoin, ja usein puhutaankin yrityksen omasta äänensävystä (’tone of voice’). Sillä tarkoitetaan tyyliä ja kieltä eli yrityksen tapaa viestiä esimerkiksi asiakkailleen tai sidosryhmilleen. Äänensävyjä on monenlaisia – kuten myös yrityksiä.
Äänensävyä voi rakentaa usealla tavalla, ja se muotoutuu monista pienistä valinnoista. Esimerkiksi puhuttelu ja monikon ensimmäinen persoona voivat luoda tuttavallisemman sävyn: ”Me jokirantalaiset autamme yritystäsi löytämään oman äänensävyn.” Kielellä ei kuitenkaan kannata kikkailla liikaa, ettei viestistä tule vaikeaselkoinen. Kaikki eivät esimerkiksi ymmärrä, että ”paiskaa meille DM:ää Linkkarissa” -ilmauksella kannustetaan yhteydenottoon LinkedInissä.
Kohderyhmän tunteminen on tärkeää
Parhaimmillaan äänensävy on keino toteuttaa yrityksen strategiaa, sitouttaa asiakkaita ja erottautua kilpailijoista. Äänensävyllä luodaan mielikuvia esimerkiksi asiantuntevasta, helposti lähestyttävästä tai luotettavasta yrityksestä. Epäonnistunut äänensävy voi vieraannuttaa tai jopa ärsyttää asiakasta. Esimerkiksi Kelan puhekielinen Instagram-viestintä voi olla jollekin käyttäjälle positiivista ja rentoa kielenkäyttöä, kun taas joku toinen voi kokea sen epäsopivana.
Onnistuneen äänensävyn kannalta tärkeää on kohderyhmä: kun tuntee kohderyhmänsä tarpeet, toiveet ja odotukset hyvin, osaa viestiä vaikuttavalla, uskottavalla ja aidolla tavalla. Äänensävy voi olla omaleimainen ja erottava tekijä, mutta tärkeintä on, että äänensävy on ennen kaikkea kohderyhmälle sopiva ja ydinviesti välittyy selkeästi. Vakuuttavin viesti syntyy ymmärrettävällä kielellä – joka voi olla samalla ilmaisuvoimaista, persoonallista ja tyylikästä.