Kielestä kiinni: Työyhteisöviestintään kannattaa panostaa

Etätyö on kirkastanut työyhteisöviestinnän eli työyhteisön sisäisen viestinnän merkitystä entisestään. Yhdessä sovitut viestintäkäytänteet edesauttavat sitä, että jokainen saa tarvittavan informaation, pääsee itse vuorovaikuttamaan sekä kokee olevansa osa työyhteisöä.

Työyhteisöviestintä on muuttunut viime vuosien aikana. Ylhäältä alaspäin tulevan, yksisuuntaisen ja informatiivisen viestinnän sijaan tarvitaan vuoropuhelua ja koko työyhteisöä osallistavaa, monisuuntaista vuorovaikutusta. Muutos on merkittävä, sillä osallistaminen ei ainoastaan paranna työnteon edellytyksiä vaan lisää myös työhyvinvointia – työyhteisöviestintään kannattaa panostaa sopimalla yhteisesti viestintäkäytänteistä.


Viestintäkanavat haltuun

Työyhteisöviestintää on monenlaista: se on kaikkea viikkopalavereista sähköposteihin ja ilmoitustaululle kiinnitetyistä lapuista pikaviesteihin. Työpaikoilla on usein käytössä monia sähköisiä viestintäkanavia, kuten sähköposti, Slack, Teams ja WhatsApp. Päivittäinen viestimäärä eri kanaviin saattaa olla hyvinkin suuri, mikä voi tehdä työstä kuormittavaa. Kuormittumisen välttämiseksi on tärkeää keskustella ja sopia yhdessä esimerkiksi siitä, minkälaisista asioista viestitään missäkin kanavassa. Työyhteisö voi esimerkiksi sopia, että kiireelliset asiat hoidetaan puhelimitse tai ettei työntekijöiden WhatsApp-ryhmään laiteta viestiä työpäivien jälkeen.

Yhdessä sovitut viestintäkäytänteet ohjaavat viestintää oikeisiin kanaviin, mikä helpottaa informaation kulkemista. Tällä on suuri merkitys etenkin etätyöaikana, kun valtaosa viestinnästä painottuu sähköisiin kanaviin eikä esimerkiksi työkaverilta pysty kasvotusten nopeasti varmistamaan jotakin asiaa. Käytänteistä sopimisen lisäksi tärkeää on varmistaa, että kaikki osaavat hyödyntää ja käyttää sähköisiä välineitä: jos työntekijä ei hallitse esimerkiksi Teamsin käyttöä, palavereihin osallistuminen vaikeutuu ja työyhteisöviestintä heikentyy.


Teamsissa voi myös kahvitella

Tärkeä osa työyhteisöviestintää sekä koko työyhteisön hyvinvointia on vapaamuotoinen, epävirallinen viestintä, kuten kahvipöytäkeskustelut. Tällaisen viestinnän tarve ei ole etätyöaikana kadonnut vaan sen tarve on kenties suurempi kuin koskaan. Tällaiset vapaamuotoiset keskustelut voivat olla työntekijälle tärkeä henkinen voimavara, joka saa hänet tuntemaan olonsa yhteisön jäseneksi. Etätyössä kannattaa hyödyntää esimerkiksi Teamsia ja järjestää yhteisiä etäkahvihetkiä, jolloin keskitytään ainoastaan kuulumisten vaihtamiseen eikä työasioihin.

Kaiken kaikkiaan toimivan työyhteisöviestinnän perusta on vuorovaikutuksessa, johon jokainen työyhteisön jäsen voi osallistua. Yhteinen keskustelu on tärkeää niin toimintatapojen, työmotivaation kuin työhyvinvoinninkin näkökulmasta. Yhdessä sovittuihin käytänteisiin on helppo sitoutua – hyvä työyhteisöviestintä on työyhteisönsä näköistä.


Kaipaatko organisaatiollesi viestintäkoulutusta? Ota yhteyttä Jokirannan kouluttaja Nelli Mäkitaloon (+358 400 794 050, nelli.makitalo@jokiranta.fi).